پس از تعریفات پایه و ورود اطلاعات کالاها تعریف اشخاص و گروه­بندی و قیمت­گذاری و همچنین ثبت موجودی اولیه کالا در انبارها و... ، می­توانید نسبت به صدرو اسناد خرید و فروش اقدام نمائید. لازم است توجه داشته باشید که اسناد خرید و فروش از مقطع افتتاحیه سیستم باید کامل ثبت شوند و تاریخ شروع به ثبت اسناد خرید و فروش با تاریخ افتتاحیه سیستم حسابداری و انبار باید یکسان باشد

 تا باعث بروز مغایرت در مانده کالا و مانده ­های حسابداری نشوید.

انواع اسناد خرید و فروش شامل: پیش فاکتور فروش، فاکتور فروش، مرجوعی فروش، فاکتور خرید و مرجوعی خرید می ­باشد.

فرم و ساختار ثبت انواع اسناد مربوط به خرید کالا و فروش کالا یکسان است ولی تأثیر و رفتار آن­ ها در موجودی کالا و سند حسابداری خودکار متفاوت خواهد بود.

 

•          مسیر دسترسی به فرم:
  

 صفحه اصلی← منوی عمومی← خرید و فروش

در بخش خرید و فروش می ­توانید انواع اسناد خرید و فروش را انتخاب و صادر نمائید. چنانچه روی گزینه مثلاً پیش فاکتور کلیک نمائید، لیستی از پیش فاکتورهای فروش ثبت شده را مشاهده خواهید نمود که از طریق این لیست می­ توانید پیش فاکتور فروش ­هائی را که قبلاً ثبت شده را ویرایش نمائید یا با کلیک بر روی دکمه جدید پیش فاکتور فروش جدید ایجاد نمائید.

چنانچه مستقیم از دکمه + در کنار کلمه پیش فاکتور استفاده و آن را کلیک نمائید به لیست منتقل نمی­ شوید و مستقیما فرم صدور پیش فاکتور فروش جدید باز می ­شود.

کلیات فرم صدور انواع سند فروش

فرم­ های صدور انواع اسناد خرید و فروش از سه بخش مختلف تشکیل شده ­اند. اجزای فرم در هنگام صدور فاکتور فروش به شرح زیر می­ باشد:

1-     مشخصات سند (بالای صفحه):

-          شماره سند:

          شماره فاکتور فروش که همیشه آخرین شماره +1 پیشنهاد می ­شود.

-          شماره عطف:

         شماره غیر تکراری بر روی سند فروش که توسط کاربر وارد می ­شود و کاربردهای متفاوت می­ تواند داشته باشد. به طور مثال در 

          صدورفاکتور خرید شماره واقعی فاکتور خرید (شماره­ای که فروشنده روی فاکتور ثبت کرده است) را می ­توان در این فیلد وارد

          نمود.

-          تاریخ و ساعت:

          تاریخ و ساعت صدور سند است.

-          مشتری:

           یکی از اشخاصی که در بخش اشخاص تعریف شده ­اند را انتخاب نمائید. سند حسابداری خودکار صادر شده این شخص را در 

          حساب ها بدهکار یا بستانکار خواهد کرد. لازم به ذکر است که در صدور فاکتور فروش در لیست اشخاص فقط اشخاصی ظاهر

          می­ شوند که تیک مشتری در مشخصات آ ن­ ها زده شده باشد و در صدور فاکتور خرید فقط لیست اشخاصی ظاهر خواهند شد 

         که تیک تأمین ­کننده را در مشخصات برای آ­ن­ ها فعال کرده باشید.

-          توضیحات:

          هر گونه توضیحات خاصی در خصوص این سند را در این بخش وارد کنید.

-          لیست قیمت:

           قیمت ­های مختلف کالاها در قالب لیست قیمت ­های متفاوت وارد شده است و در تعریف مشخصات اشخاص اجازه استفاده از هر 

           کدام از لیست قیمت­ ها را به اشخاص داده­ اید. مانند قیمت اصلی، قیمت عمده فروش و قیمت درب کارخانه و ... . برای کسب

           و کارهائی که تنها از قیمت روی کالا یا اصطلاحا قیمت پیش فرض استفاده می­ کنند، لیست ­های مختلف قیمت کالا کاربرد نخواهد

           داشت. چنانچه یک شخص اجازه استفاده از لیست قیمت­ های  مختلف را داشته باشد از این لیست می­ تواند لیست قیمت مورد 

          نظر را انتخاب نماید.

-          لیست تخفیف:

          تخفیف­ های مختلف کالاها در قالب لیست تخفیف ­ها مدیریت می­ شود. مانند: تخفیف خرید عمده، تخفیف عیدانه و... . چنانچه برای

          یک شخص اجازه استفاده از لیست تخفیف ­های مختلف را داشته باشید از لیست تخفیف­ ها می توانید لیست مورد نظر را انتخاب 

         نمود که در این صورت تخفیف ­های اشاره شده در لیست مذکور برای این سند اعمال می­ شود.       

-          واسطه:

           واسطه به معنی شخصی است که در این سند واسطه فروش بوده است. به طور مثال کسب و کارهائی که بازاریاب یا نمایندگی

         فروش دارند نام نماینده یا بازاریاب را در این بخش انتخاب می­ کنند. کاربرد این انتخاب در گزارش ­گیری میزان عملکرد واسطه ­ها

           و همچنین تخصیص پورسانت و ... است.

-          انبار:

          منظور انباری است که سند خرید یا فروش از محل آن انجام می ­شود. تأثیر این سند بر روی موجودی تعدادی کالا در این انبار روی

         خواهد داد. پس از تنظیم مشخصات سند در بالای صفحه در بخش ریز فاکتور اقدام به انتخاب اقلام سند خرید یا فروش و تعیین 

         قیمت و ... خواهید نمود.

 

2-     ورود اقلام سند (وسط صفحه):

جهت ورود اطلاعات اقلام سند ابتدا ستون شناسه کالا را Double Click  نمائید یا بر روی صفحه کلید دکمه­­ ی کنترل+  علامت پائین را فشار دهید. لیست کالاها باز خواهد شد و شما می­ توانید کالای مد نظر خود را انتخاب نمائید.

نرم­ا فزار با فیلتر نمودن و تایپ بخشی از نام کالا، کد کالا یا بارکد کالا و... به شما در پیدا کردن کالای مد نظر کمک خواهد کرد.

پس از انتخاب کد کالا، نام کالا ظاهر می­ شود و بر اساس لیست قیمت انتخاب شده فی کالا درج می ­شود و مکان نما بر روی ستون مقدار قرار می ­گیرد. با تایپ تعداد یا مقدار کالای مد نظر دکمه ­یEnter  را فشار دهید تا سر جمع مبلغ و ستون تخفیف و عوارض و مالیات و مبلغ قابل پرداخت بر اساس  تنظیمات سیستم درج و محاسبه شود.

ستون­های کد پیگیری و تاریخ پیگری کاربردهای خاص دارند و مثلا می­توان برای تاریخ انقضاء، شماره سریال یا شماره خاص برای پیگیری از آن ­ها استفاده نمود.

چنانچه یک ردیف یا یک قلم تخفیف مد نظر داشته باشید؛ در صورتی که دسترسی لازم به شما داده شده باشد، در ستون تخفیفی می ­توانید مبلغ تخفیف مد نظر را وارد نمائید.به همین روش ردیف ­ها یا بقیه اقلام سند خرید یا فروش را وارد نمائید.

 

3-     جمع بندی سند (پائین  صفحه):

همزمان با ورود اطلاعات، در لیست اقلام در پائین سند، جمع مبالغ و جمع تخفیفات و ... نمایش داده می ­شود. پس از اتمام ورود اطلاعات خرید و فروش با دکمه ­های زیر می ­توانید سند خود را ذخیره نمائید:

1-      ثبت بدون تسویه:

         باعث ثبت سند خرید و فروش خواهد شد، بدون این که سند حسابداری آن صادر شود. این مدل برای مشتریانی که فقط قصد 

         ثبت و نگهداری اطلاعات فاکتورهای خرید و فروش را دارند، مناسب است. همچنین چنانچه یک سند خرید یا فروش فعلا در وضعیت

         قطعی نباشد، فروشنده به این روش می­ تواند آن را موقتا ثبت کند. ثبت بدون تسویه باعث تأثیرپذیری انبار می­ شود.

2-     ثبت بدهکاری/ ثبت بستانکاری:

         چنانچه در حال ثبت فاکتور فروش یا مرجوعی خرید هستید این دکمه با عنوان ثبت بدهکاری و در صورتی که در حال ثبت فاکتور 

         خرید یا مرجوعی فروش باشید با عنوان ثبت بستانکاری فعال خواهد بود. با زدن این دکمه سند خرید یا فروش ثبت می ­شود و 

         سند حسابداری آن به شکل بدهکاری یا بستانکاری به حساب مشتری یا تأمین­ کننده ثبت خواهد شد. این مدل برای شرکت ­های

         بازرگانی که معمولا جریان خرید و فروش با جریان دریافت و پرداخت وجه توسط واحد­ها یا کاربران مختلف انجام می ­شود مناسب 

        است.

3-     ثبت با تسویه:

        چنانچه دکمه ­ی ثبت با تسویه را فشار دهید، نرم ­افزار فرم نحوه ­ی دریافت یا پرداخت وجه را بابت این سند فروش نمایش می

        دهد و در حقیقت بعد از ثبت سند خرید یا فروش، می­ توانید سند دریافت و پرداخت را هم در فرم دریافت وجه و پرداخت وجه

         ثبت نمائید. استفاده از این مدل مناسب کسب و کارهائی است که فروشنده و دریافت­ کننده وجه یک کاربر باشد.

توضیحات مربوط به فرم­ های دریافت وجه و پرداخت وجه در خودآموز نرم ­افزار دریافت و پرداخت آمده است. به جهت یکسان بودن فرم­ های صدور اسناد خرید و فروش و عملکرد آن­ ها به صورت نمونه فرم پیش­ فاکتور فروش در زیر توضیح داده می­ شود.

 

ارتباط اسناد فروش با انبار و حسابداری

توجه به این نکته کلی مهم است که در نرم ­افزار قیاس+ عملکرد هر زیر سیستم مستقل است و مثلا صدور فاکتور فروش در سیستم خرید و فروش به معنی صدور سند انبار خروج کالای مربوطه و سند حسابداری معادل آن نیست ولی با توجه به قابلیت های یکپارچگی و جامعیت و عملکرد خودکار سیستم هنگام ثبت هر سند در یک زیر سیستم، مثلا فاکتور فروش، نرم­ افزار به صورت خودکار به جای حسابدار سند حسابداری معادل رویداد مالی و به جای انبار دار سند انبار معادل رویداد انجام شده را صادر می ­کند که در نتیجه آن صدور اسناد خرید و فروش تاثیرات لازم را بر روی موجودی کالا و حساب­ های تعریف شده در سیستم حسابداری در قالب صدور خودکار سند معادل خواهند گذاشت. بر این اساس با انجام هر یک از رویدادهای مالی زیر اتفاقات توضیح داده زیر به صورت خودکار روی می دهد:

 

با صدور  هر سند فاکتور خرید:

-          به صورت خودکار رسید خرید در انبار مربوطه صادر شده و موجودی تعدادی کالا افزایش می ­یابد.

-          به صورت خودکار سند حسابداری در سیستم حسابداری صادر و حساب موجودی کالا افزایش (بدهکار) و حساب طرف

           مقابل رسید انبار بستانکار می­ شود. درصورت وجود ارزش افزوده آرتیکل مربوطه نیز ثبت می­ شود.

 

با صدور هر سند فاکتور فروش:

-          به صورت خودکار سند خروج فروش در انبار مربوطه صادر شده و موجودی تعدادی کالا کاهش می­ یابد.

-          به صورت خودکار سند حسابداری در سیستم حسابداری صادر و حساب طرف مشتری بدهکار و حساب فروش کالا بستانکار

            می­ شود. درصورت وجود ارزش افزوده آرتیکل مربوطه نیز ثبت می­ شود.

          اسناد مرجوعی خرید و مرجوعی فروش در گردش تعدادی کالا در انبار به شکل بر عکس فاکتور خرید و فاکتور فروش عمل 

          می­ کنند. لازم به ذکر است عطف به تنظیمات از حساب برگشت از فروش کالا در سند مرجوعی فروش استفاده می ­شود.

پیش فاکتور فروش

پیش فاکتور سندی است که فروشنده به عنوان پیشنهاد فروش به همراه تعیین ارزش کالا یا خدمات و شرایط فروش و با تعیین مدت اعتبار به درخواست خریدار و به نام وی صادر می‌نماید که می­ تواند مبنای صدور فاکتور فروش در آینده باشد.

•        مسیر دسترسی به فرم:
  

    صفحه اصلی← خرید و فروش← پیش فاکتور (یا دکمه­ی + روبروی آن)

 

جهت ایجاد و ثبت یک پیش فاکتور در نرم افزار قیاس+، ابتدا وارد فرم صدور پیش فاکتور شوید.

فرم سند فروش به طور کلی شامل 3 بخش می­ باشد:

-          اطلاعات سطح سند خرید و فروش :

          در این بخش، کاربر می­ بایست موارد زیر را جهت ثبت سند خرید و فروش  انتخاب و تعیین نماید:

1.      اشخاص: از قبل در منوی عمومی تعریف اشخاص باید ایجاد شده باشند.

2.      شماره فاکتور: شماره فاکتور به صورت پیش فرض به پیش فاکتوری که در حال ثبت آن می­ باشید، داده می شود ولی این 

        شماره فاکتور توسط کاربر قابل تغییر است، در صورتی که شماره فاکتور انتخاب شده تکراری نباشد.

3.      زمان: شامل ساعت و تاریخ پیش فاکتور می­ باشد و مطابق با دوره­ ی مالی جاری نرم­ افزار باید تعیین گردد.

4.      کد انبار: از قبل در منوی انبار نرم ­افزار از فرم تعریف انبار باید ایجاد شده باشد.

         در صورت دلخواه در این بخش کاربر می ­تواند شرح سند لیست قیمت و لیست تخفیف و شرح پیش فاکتور را انتخاب و یادداشت

        نماید.

-          اطلاعات ریز پیش فاکتور

           در این بخش باید اطلاعات مربوط به ریز سند پیش فاکتور تعیین گردد، در هر سطر از اقلام، ریز سند یک کالا یا خدمات را انتخاب

           نمائید و موارد زیر را برای کالا یا خدمات انتخاب شده، مشخص نمائید:

1.      شناسه کالا/ خدمات
   
2.      مقدار خروج
   
3.      فی (مبلغ کالا/ خدمات به یک واحد اصلی)
   
4.      مبلغ تخفیف
   
5.     عوارض و مالیات
   
6.      کد پیگیری/ تاریخ پیگیری/ شرح (درصورت دلخواه کاربر)
   

 

-          جمع مبالغ پیش فاکتور

           در بخش آخر می ­توانید اطلاعات جمع مبالغ پیش فاکتور را مشاهده نمائید، که علاوه بر آن موجودی و آخرین فی را با انتخاب کالا/ 

          خدمات نشان می­ دهد.

نکته­ ها:

• تفاوت پیش فاکتور با فاکتور در این است که پیش فاکتور یک سند غیر قطعی است که برای اطلاع مشتری تهیه می­ گردد و بعد از تأیید مشتری به فاکتور تبدیل می ­شود.
  
• صدور پیش فاکتور هیچ تأثیری در موجودی انبار و حساب اشخاص ندارد و فقط برای چاپ استفاده می­ شود.