ثبت  عملیات چک - سیستم دریافت و پرداخت قیاس+

در سیستم دریافت و پرداخت نرم­ افزار قیاس+ كلیه عملیات ­های مربوط به چك­ ها دریافت شده از اشخاص دیگر و نیز چك ­های پرداختنی یا صادر شده در وجه اشخاص، در فرم دفتر چک صورت می ­پذیرد.

لازم به ذکر است دریافت چک در قالب اسناد دریافت سیستم دریافت انجام می شود و در فرم دفتر چک عملیات ­های بعدی مرتبط با چک انجام خواهد شد.

 

اصطلاحات موجود در فرم عملیات چک:

-          چک دریافتنی:

چکی که از سایر اشخاص به جای وجه نقد دریافت می­ کنیم.

-          چک پرداختنی:

چکی که با دسته چک و از یک حساب بانکی در وجه سایر اشخاص به جای وجه نقد پرداخت می­ کنیم.

-          چک­ها یا اسناد نزد صندوق:

چک ­های دریافتنی هستند که توسط یک صندوق نگهداری می­ شوند.

-          وضعیت چک یا اسناد نزد صندوق:

هر چک در جریان عملیات در وضعیت های مختلف ممکن است قرار گیرد. مانند نزد صندوق، وصول شده، برگشت خورده،

خرج شده و...

-          عملیات آخر:

چک بر خلاف وجه نقد، ماهیتی است که عملیات پی در پی واسطه به هم روی آن انجام می­ گیرد. به طور مثال چک دریافت می­ شود، واگذار به بانک می­ شود و وصول می ­شود. آخرین عملیات انجام شده بر روی چک اصطلاح آخرین عملیات گفته می ­شود. توجه به این نکته مهم است که به دلیل توالی و پی در پی بودن عملیات مرتبط با چک برای حذف یا برگشت عملیات لازم است به ترتیب عملیات انجام شده حذف عملیات انجام شود. مثلا چک واگذار شده به بانک اگر اعلام وصول شده باشد برای حذف عملیات واگذار به بانک ابتدا باید عملیات اعلام وصول به عنوان آخرین عملیات حذف گردد

-          چک ­ها یا اسناد واگذار شده بانک یا در جریان وصول:

چک­ های دریافتنی که به بانک ارائه شده تا وصول شوند و هنوز وصول نشده ­اند.

-          چک­ ها یا اسناد وصول شده:

چک ­هائی که در عملیات چک ­ها وصول و تبدیل به وجه نقد شده ­اند.

-          چک­ های خرج شده:

چک ­هائی که قبل از وصول به اشخاص دیگری واگذار شده ­اند.

-          چک ­های واخواست شده یا برگشت خورده:

چک دریافتنی که در موعد وصول به بانک ارائه شده ­اند ولی به هر دلیلی (عمدتا کسر موجودی) وصول نشده­ اند. این چک ­ها باز هم نزد یکی از صندوق ­ها هستند ولی وضعیت آن­ ها برگشت شده خواهد بود.

 

انواع عملیات­های مربوط به چك­های دریافتنی به شرح زیر می­باشد:

-          وصول مستقیم چک به بانک:

چك دریافت شده را مستقیما به بانك ارایه و مبلغ نقد آن به بانک واریز می­شود.

-          وصول مستقیم چک به صندوق:

چك دریافت شده را مستقیما به بانك ارائه و مبلغ نقد آن دریافت و به صندوق واریز می ­شود.

-          واگذار چک به بانک:

اصطلاحا  به حساب خواباندن چك بدین معنی که چک دریافتنی را برای وصول در اختیار بانک قرار می ­دهید و چک پس از وصول به حساب بانکی ­تان واریز می­ شود.

-          استرداد چک دریافتنی:

چك نزد صندوق را (قبلا از شخصی دریافت شده) به همان شخص واگذار نموده و یا به اصطلاح چك را عودت می ­دهید.

-          خرج چک به اشخاص دیگر:

چك نزد صندوق را (قبلا از شخصی دریافت شده) به شخص دیگری واگذار نموده و یا به اصطلاح چك را خرج می ­كنید.

-          اعلام وصول چك واگذار شده به بانک:

چنانچه چك واگذار شده به بانك وصول شود و وجه آن به حساب بانكی واریز گردد اعلام وصول چك ثبت می ­شود.

-          برگشت چك واگذار شده بانک به صندوق:

چنانچه چك واگذار شده به بانک برای وصول به هر دلیلی وصول نشده و به ما برگردانده شود عملیات برگشت چک به صندوق انجام می­ شود.

-          برگشت چك خرج شده به صندوق:

چنانچه چك خرج شده توسط ما به هر دلیلی توسط همان شخص به ما برگردانده شود عملیات برگشت چک خرج شده انجام می­ شود.

 

انواع عملیات­ های مربوط به چك ­های دریافتنی به شرح زیر می­ باشد:

-          اعلام وصول چك پرداختنی:

چنانچه چك پرداخت شده به شخص دیگر از بانك وصول شود و وجه آن ازحساب بانكی کسر گردد عملیات اعلام وصول انجام می­ شود. این عملیات معمولا در تاریخ سر رسید چک انجام می ­گیرد.

-          ابطال چك پرداختنی:

چنانچه به هر دلیلی چك پرداخت شده به شخص دیگر به ما عودت شود عملیات عودت چک پرداختنی انجام می­ شود. این عملیات باعث برگشت تعهد بانک و ایجاد بستانکاری برای همان شخص خواهد شد.

 

فرم دفتر چک

فرم دفتر چک برای انجام انواع عملیات بر روی چک ­های دریافتنی و پرداختنی کاربرد دارد. کاربری فرم بسیار ساده است. در این فرم لیستی از چک ­های دریافتنی و چک ­های پرداختنی وجود دارد که با انتخاب هر چک و زدن دکمه عملیات بسته به نوع چک و وضعیت چک عملیات قابل انجام ظاهر می شود و با انتخاب هر عملیاتی اطلاعات مربوطه سوال شده و عملیات انجام می ­شود.

 

§                    مسیر دسترسی به فرم:

صفحه اصلی← منوی خزانه ← دفتر چک

 

با کلیک بر روی گزینه دفتر چک در منوی خزانه فرم دفتر چک باز می ­شود.

 

این فرم شامل دو بخش: چک ­های دریافتی و چک­ های پرداختی می­ باشد.

بر روی "چک ­های دریافتی" کلیک نمائید. در صفحه ­ی چک ­های دریافتی در بخش "نزد صندوق"  در بالای صفحه چنانچه کلیک کنید لیستی از چک­ های نزد صندوق را مشاهده خواهید کرد. بدیهی است این لیست شامل چک­ هایی است که در عملیات دریافت آن­ ها را از اشخاص مختلف دریافت کرده ­اید.

با انتخاب هر چک و کلیک بر روی گزین ه­ی "عملیات چک" در سمت چپ بالای صفحه، از لیست کشوئی باز شده، انواع علملیاتی که برای یک چک نزد صندوق می­ توان انجام داد ظاهر می ­شود. به طور مثال گزینه "واگذار چک به بانک" را انتخاب نمائید.

 

سپس از انتخاب عملیات واگذاری در صفحه ­ی اطلاعات واگذاری به بانک باز می­ شود. ابتدا "تاریخ" واگذاری چک به بانک و سپس نام حساب بانکی مورد نظر را انتخاب نمائید. با کلیک بر روی گزینه­ ی "ثبت" سند واگذاری چک به بانک ثبت می ­شود.

 چک دریافتی از قسمت نزد صندوق حذف شده و در قسمت واگذار شده به بانک قرار می­ گیرد.

سند حسابداری معادل آن نیز صادر می­ شود که در فرم مدیریت اسناد حسابداری قابل مشاهده است.

مثال عملیات اعلام وصول چک

زمانی که به تاریخ سررسید چک رسیدید با استعلام از بانک یا مشاهده گردش حساب بانک متوجه شدید که چک مورد وصول شده است و مبلغ چک به حساب بانکی واریز گردیده است لازم است عملیات وصول چک را ثبت نمائید.

مجددا در فرم دفتر چک از بخش چک ­های دریافتی وارد قسمت "واگذارشده به بانک" شده سپس چک مورد نظر را انتخاب نموده و با کلیک بر روی گزینه ­ی "عملیات چک" از لیست کشوئی گزینه" اعلام وصول چک در جریان وصول" را انتخاب  نمائید.

پس از انتخاب عملیات وصول در صفحه ی باز شده ابتدا "تاریخ" وصولی چک را انتخاب نمائید (نام حساب بانکی مورد نظر خودکار از عملیات واگذاری انتخاب شده و قابلیت تغییر ندارد) با کلیک برروی  گزینه ­ی "ثبت" وصولی چک را ثبت نمائید

در این مرحله چک مورد نظر از قسمت واگذار شده به بانک حذف شده و در قسمت چک ­های "وصول شده" قرار می­ یرد و موجودی بانک در سیستم حسابداری به واسطه سند حسابداری خودکار صادر شده تاثیر می­ گیرد.

 

عملیات چک پرداختی

چک ­های پرداختنی یا اسناد پرداختنی به معنی برگه ­هائی از دسته چک­ های ما هستند که به اشخاص دیگر به تاریخ معین جهت برداشت وجه از حساب واگذار کرده ­ایم.

بدیهی است واگذاری چک در قالب ثبت اسناد پرداخت انجام می ­شود و چک پس از ثبت سند پرداخت تا سر رسید و اعلام برداشت از بانک به عنوان اسناد پرداختنی در فرم دفتر چک تب چک ­های پرداختنی و لیست اسناد تعهد بانک وجود خواهد داشت.

با ثبت عملیات اعلام وصول چک پرداختنی از لیست تعهدات به لیست پاس شده منتقل می ­شود.

در فرم دفتر چک بر روی "چک­های پرداختی" کلیک نمائید؛ در صفحه ­ی چک­ های پرداختی در قسمت "تعهد بانک" لیست چک ­هائی که صادر و پرداخت کرده­اید و هنوز اعلام وصول نشده ­اند را خواهید دید.

با کلیک بر روی گزینه ­ی "عملیات چک" از لیست کشوئی گزینه "اعلام وصولی چک پرداختی" می ­توانید وصول شدن چک پرداختنی را از بانک و کسر موجودی بانک خود را اعلام نمائید.

سپس از انتخاب عملیات وصولی در صفحه ­ی باز شده ابتدا "تاریخ" وصولی چک پرداختنی را انتخاب نمائید. نام حساب بانکی مورد نظر نام همان بانک دسته چک شماست. با کلیک بر روی  گزینه­ ی "ثبت" وصولی چک پرداختی انتخاب شده را ثبت نمائید.

 

چک مورد نظر از قسمت تعهد بانک حذف شده در قسمت چک­ های "پاس شده" قرار می ­گیرد. همزمان با ثبت این سند خزانه، سند حسابداری معادل نیز صادر شده و می­ توانید از طریق فرم مدیریت اسناد حسابداری سند آن را بررسی و گزارش بگیرید.

 

سایر عملیات ­های چک:

-          خرج چک:

در صورتی که بخواهید چک دریافتنی را به یک شخص دیگر (غیر از صاحب چک) خرج نمائید، ابتدا چک مد نظر را در بخش چک های نزد صندوق انتخاب نمائید و از قسمت عملیات چک گزینه ­ی "خرج چک به اشخاص" را انتخاب نمائید. سپس در فرم باز شده تاریخ و نام طرف حساب مد نظر را انتخاب و بر روی گزینه ­ی "ثبت" کلیک نمائید. در این حالت چک انتخاب شده از بخش نزد صندوق حذف شده و به بخش خرج شده اضافه می ­گردد.

-          استرداد چک:

در صورتی که بخواهید چک دریافتنی را به کسی که چک را از وی گرفته­ اید برگردانید، ابتدا چک مد نظر را در بخش نزد صندوق انتخاب نمائید و از قسمت عملیات چک گزینه ­ی" استرداد چک" را انتخاب نمائید. سپس در فرم باز شده تاریخ را تعیین نمائید. صاحب چک در قسمت نام اشخاص خودکار  ظاهر می­ شود. بر روی گزینه­ ی "ثبت" کلیک نمائید. در این حالت چک انتخاب شده از بخش نزد صندوق حذف شده و به بخش خرج شده منتقل می­ شود.

-          وصول مستقیم به صندوق:

در بخش عملیات چک نزد صندوق علاوه بر وصول مستقیم به بانک، وصول مستقیم به صندوق هم وجود دارد. هنگامی که مبلغ چک دریافتی به حساب صندوق (به صورت نقدی) واریز شده است از این گزینه برای اعلام وصولی چک استفاده نمائید.

-          ابطال چک پرداختنی:

درصورتی که به هر دلیل چک پرداختنی شما نیاز به ابطال داشته باشد (برگشت بخورد یا عودت و ابطال گردد) می­ توانید آن چک را ابطال نمائید. در قسمت چک­ های پرداختی، از بخش چک ­هایی تعهد بانک چک مورد نظر را انتخاب نموده و از قسمت عملیات چک بر روی گزینه ی" ابطال چک پرداختی" کلیک نمائید. در این حالت سند حسابداری بابت ابطال چک مورد نظر در سیستم حسابداری ثبت شده و شخص گیرنده چک دوباره بستانکار می ­شود.

لازم به ذکر است این ابطال برای چک هایی است که در سیستم گردش دارند ولی چنانچه چک بدون واگذاری به شخصی دیگر یا ثبت در سیستم مثلا به دلیل اشتباه در نوشتن یا گم شدن بخواهد ابطال شود از بخش دسته چک­ ها باید آن برگه را ابطال کنید. این ابطال سند حسابداری ندارد.

-          حذف آخرین عملیات:

گردش چک در سیستم همیشه سلسله وار است. به فرض چکی دریافت می شود واگذار به بانک می شود و وصول می شود. بدیهی است در صورت بروز اشتباه مثلا عملیات دریافت چکی که عملیات وصول دار قابل انجام نیست. بر این اساس شما همیشه میتوانید آخرین عملیات را حذف کنید.

در هر بخش از دفتر چک می ­توانید آخرین عملیات ثبت شده بر روی چک دریافتنی و پرداختنی را حذف نمائید. برای این کار کافی است که در هر قسمت از طریق دکمه عملیات چک بر روی گزینه ­ی "حذف آخرین عملیات" کلیک نمائید تا عملیات مد نظر حذف گردد. حذف عملیات آخر باعث حذف سند حسابداری معادل و برگشت چک به حالت قبل از عملیات آخر می­ شود.

نکته ها:      

•  برخی از عملیات چک به همدیگر وابسته و توالی زمانی دارند. چنانچه تاریخ­ های عملیات­ های پی در پی مغایرت داشته باشد و به طور مثال وصول چک قبل از دریافت آن بخواهد ثبت شود نرم ­افزار جلو ثبت عملیات را خواهد گرفت.
•  انجام عملیات چک بر روی یک چک باعث قفل شدن سند دریافت یا پرداخت آن چک می­ شود.