جریان دریافت و پرداخت وجه نقد و چک و چه به شکل گردش در بانک و چه به شکل گردش در صندوق ­ها و تنخواه ­گردان­ ها  بخش زیادی از رویدادهای مالی شرکت ­ها را تشکیل می­ دهد.

چنان چه شما فقط از سیستم حسابداری استفاده نمائید این رویدادها را به شکل دستی و بعد از تشخیص حساب در قالب صدور اسناد حسابداری در نرم افزار  ثبت می ­کنید ولی وقتی از یک نرم افزار یکپارچه مانند قیاس+ استفاده می­ کنید این رویدادها می ­توانند در قالب اسناد دریافت و پرداخت ثبت شوند و سند حسابداری مربوط به آن به شکل خودکار در سیستم حسابداری صادر شده و مانده حساب ­های معادل را تاثیر می­ دهد.

بر این اساس با استفاده از سیستم دریافت و پرداخت مانده تمام حساب­ های مربوط به موجودی­ های نقد و بانک و موجودی اسناد نزد صندوق و همچنین جاری اشخاص از طریق سیستم دریافت و پرداخت سند حسابداری خودکار دریافت می­ کنند و در یک مکانیزاسیون نرم ­افزاری درست نیازی به صدور اسناد مالی به شکل دستی در این حساب­ ها نخواهیم داشت

 

ثبت نمونه عملیات دریافت وجه (سیستم دریافت و پرداخت قیاس+)

قبل از هرچیز توجه شما را به این مسئله مهم جلب می ­نمائیم که قبل از شروع عملیات دریافت و پرداخت اقدام به تعریف حساب ­های بانکی و صندوق ­ها و اشخاص و ... کرده ­ایم و بر مبنای همین تعریفات نرم ­افزار قابلیت شناسائی حساب ­های مربوطه را به شکل خودکار دارد. چنانچه تعریفات لازم انجام نشده باشد یا اشتباه انجام شود در این قسمت امکان انجام عملیات نخواهد بود و نرم­ افزار پیغام خطای مقتضی را خواهد داد.

 دریافت وجه در نرم ­افزار می ­تواند به صورت نقدی، یا واریز به حساب یا چک باشد و محل دریافت هم می ­تواند صندوق یا بانک یا اشخاص باشند.

موضوع دریافت یا پرداخت بابت هزینه یا درآمد نیز امکان ­پذیر است که در این مستند به آن پرداخته نخواهد شد.

 

•                    مسیر دسترسی به فرم:

صفحه اصلی← منوی خزانه ← لیست دریافت ­ها← علامت +

 

 چنانچه روی گزینه لیست دریافت­ ها کلیک نمائید لیستی از دریافت­ های ثبت شده را مشاهده خواهید نمود که از طریق این لیست می­ توانید یک دریافت قبلا ثبت شده را ویرایش نمائید یا یک دریافت جدید ایجاد کنید.

چنانچه مستقیم از دکمه + استفاده شود و آن را کلیک نمائید به لیست منتقل نمی­ شوید و مستقیم فرم دریافت جدید باز می ­شود.

"فرم دریافت وجه"

در این فرم شماره سند دریافت را نرم ­افزار به صورت خودکار تخصیص داده و تاریخ سند را هم به تاریخ روز جاری تنظیم می­ کند. با وجود قابل تغییر بودن پیشنهاد می­ شود شماره اسناد را تغییر ندهید. تاریخ در صورت لزوم امکان تغییر دارد.

در بخش به شرح می­ توانید شرحی از کلیت یا موضوعیت دریافت را وارد نمائید. این شرح بعدا در جستجوها و بررسی ­ها می تواند کمک کننده باشد. 

سپس شکل دریافت را از لیست کشویی انتخاب نمائید:

هر یک از انتخاب­ های نقد، واریز به بانک، چک و یا دریافت بابت درآمد باعث نمایان شدن اطلاعات لازم برای ثبت خواهد شد. اطلاعات لازم را تکمیل نموده و چنانچه دریافت شما فقط یک قلم بوده است، بر روی کلید "ثبت و اتمام" کلیک نمائید.

در حالتی که دریافت شامل چند قلم باشد (به طور مثال چند فقره چک به همراه مبلغ نقد دریافت کرده باشیم) دکمه ثبت ردیف جدید را فشار دهید که باعث می­ شود یک ردیف دریافت ثبت و برای ردیف بعدی دوباره سؤال شود.

یک نمونه عملیات­ دریافت وجه شرکت ایرانیان به دیگر شرکت ­ها به صورت نمونه به شرح زیر آمده است:

• 1390/04/17 دریافت نقدی مبلغ 1.350.000.000ریال  از آقای اشرفی ( بابت بدهی شماره فاکتور 2354   بابت فروش 150 دستگاه تلویزیون)

-          به شرح:

شرح سند حسابداری را در فیلد "به شرح" وارد نمائید.

-          شماره سند:

شماره سند را نرم­ افزار به صورت خودکار اختصاص می ­دهد. ( آخرین شماره سند+1)

-           تاریخ سند:

 در فیلد "تاریخ سند" تاریخ رویداد تاریخ جاری وارد شده است در صورت نیاز می­ توانید تغییر دهید (با کلیک بر روی آن از تقویم تاریخ ثبت سند پرداخت را انتخاب نمائید.)

-          به شکل:

از لیست کشوئی گزینه نقد را انتخاب کنید.

-          مبلغ:

در فیلد "مبلغ" مبلغ دریافتی را وارد نمائید.

-          از آقا/ خانم:

در فیلد "از آقا/ خانم" شخص آقای اشرفی که مبلغ از وی دریافت شده را از لیست کشوئی انتخاب نمائید (این لیست مربوط به اشخاصی که قبلا در نرم ­افزار تعریف شده ­اند).

-          شماره پیگیری:

در صورت دلخواه م ی­توانید برای سند دریافت "شماره پیگیری "اختصاص دهید. مانند شماره قبض واریز. کاربرد این فیلد در مغایرت ­گیری­ ها و کنترل حساب­ ها و چاپ در گزارش است.

-          در:

 درفیلد" در" نیز می ­توانید محل دریافت وجه نقد به صندوق مد نظر را از لیست کشوئی (صندوق­ هائی که قبلا در نرم ­افزار ایجاد شده­ اند) انتخاب نمائید.

در انتها بر روی گزینه ­ی "ثبت و اتمام" کلیک نمائید تا سند دریافت ایجاد گردد.

پس از ثبت سیستم گزارش سند خزانه را نمایش می­ دهد که در صورت لزوم می ­توانید آن را چاپ کنید.

در صورتی که قلم دیگری برای دریافت داشته باشید و دکمه ثبت و ردیف جدید را بزنید مانند شکل فوق نرم افزار یک ردیف دریافت را ثبت و برای قلم دریافت دوم مجددا مانند قلم اول اقدام نمائید.

پس از ثبت و اتمام  عملیات ثبت سند دریافت، سند حسابداری مربوطه ثبت می­ شود. اگر در جریان تولید سند حسابداری مشکلی به وجود آید و مثلا حساب تفصیل یا معین مربوطه به هر علتی شناسائی یا صحیح شابلون­ گذاری نشود نرم ­افزار پیغام عدم امکان ثبت داده و سند دریافت شما را ثبت نخواهد کرد.

پس از ثبت می­ توانید برای مشاهده ­ی سند حسابداری معادل ثبت شده به صفحه­ ی اصلی← منوی حسابداری← مدیریت اسناد حسابداری رجوع نموده و سند حسابداری صادر شده را مشاهده یا گزارش ­گیری نمائید.

نکته­ ها:

• در صورتی که سند دریافت شامل چندین ردیف برای ثبت باشد در پایان ثبت هر ردیف، مجموع  مبلغ دریافت در بالای فرم، جهت بررسی و کنترل کاربر برای مبلغ کل سند، نمایش داده می­شود.
• تمامی اسناد دریافت از فرم لیست دریافت ­ها و همچنین فرم مدیریت اسناد دریافت و پرداخت در منوی خزانه قابل مشاهده و گزارش­ گیری می ­باشند.
• اسناد حسابداری اتوماتیک معادل عملیات دریافت یا پرداخت به شکل سیستمی صادر می ­شوند و جهت جلوگیری از مغایرت این اسناد از سیستم حسابداری قابل ویرایش نیستند. جهت ویرایش یا حذف آن­ ها باید از سیستم دریافت و پرداخت راسا اقدام شود.
• اسناد دریافت و پرداخت از منوی خزانه ← فرم مدیریت اسناد قابل تغییر یا حذف هستند.

 

تمرین­:

نمونه ­هائی جهت تمرین عملیات ثبت دریافت در زیر آمده است که می­ توانید پس از آموختن این فصل در نرم­ افزار قیاس+ثبت نمائید.

•  1390/03/06  دریافت نقدی به مبلغ  40.272.000 ریال از شرکت هپکو (بایت خرید  شماره فاکتور 4 - ضبط صوت)
• 1390/07/05 واریز به بانک 1 به  مبلغ  167.250.000 ریال از آقای کبیری بابت خرید قبلی (فاکتور شماره 103 بابت  فروش 15 عدد یخچال)
  
• 1390/07/08 دریافت نقدی به مبلغ 33.450.000 ريال از فروشگاه خانه کالا  بایت خرید قبلی ( فاکتور شماره 104 بابت  3عدد یخچال)
• 1390/10/20 واریز مبلغ 35.000.000 ریال توسط هپکو به بانک 1 بابت پیش پرداخت خرید جدید