گردش حساب­ های بانکی به شکل دقیق همیشه از طرف بانک قابل استعلام است. در جریان این گردش علاوه بر اشتباهات و از قلم افتادن­ ها در مواردی ممکن است رویدادهای مالی اتفاق بیافتد که از آن بی اطلاع باشیم. به طور مثال کسر کارمزدها یا عدم وصول چک پرداختنی ما در موعد مقرر یا برگشت چک در جریان وصول و... .

بر این اساس برای پوشش اطلاع و اصلاح و ثبت این رویدادها از جریان مغایرت گیری بانکی در نرم افزار استفاده می ­کنیم.

به طور کلی جریان مغایرت گیری بانک مراحل زیر را خواهد داشت:

1.      گردش حساب بانکی مستقیم از بانک استعلام و در قالب فایل دریافت می ­شود. این فایل معمولا از سایت اینترنتی بانک ­ها قابل دریافت است. بدیهی است هر بانکی ممکن است الگو و ساختار فایل متفاوت داشته باشد.

2.      فایل دریافت شده به نرم ­افزار معرفی می­ شود و نرم­ افزار آن را پردازش کرده و در صورت صحیح بودن فایل اطلاعات گردش حساب داخل فایل را به نرم­ افزار منتقل می ­کند.

3.      نرم ­افزار محیطی را در اختیار کاربر قرار می­د هد که گردش حساب بانک را با گردش حساب ثبت شده در سیستم حسابداری بتواند یک جا مشاهده و مقایسه کند.

4.      کاربر با مشاهده و مقایسه گردش واقعی حساب در بانک و اسناد ثبت شده در نرم ­افزار حسابداری هر جائی که دو گردش با هم منطبق هستند را علامت زده یا اصطلاحا پاس می­ کند.

5.      نرم ­افزار ابزارهائی را برای شناسائی و پاس کردن خودکار گردش حساب ­های مساوی جهت سرعت دادن به کار در اختیار کاربر می ­گذارد.

6.      ممکن است یک یا چند گردش از یک طرف با یک یا چند گردش از طرف دیگر پاس شود.

7.      پس از پاس کردن گردش ­ها موارد باقی مانده در طرف واقعیت بانک یا طرف گردش حساب ثبت شده به عنوان مغایرت شناسائی و گزارش دهی می­شود.

8.      کاربر مغایرت های گزارش شده را  در سیستم حسابداری خود اصلاح می ­کند و با پاس شدن گردش بانک با ثبت ­های اصلاح شده اصطلاحاً مغایرت گیری انجام می­ شود.

فرم ها و مفاهیم مغایرت­ گیری بانکی در نرم­ افزار قیاس نیز بر همین منوال و قاعده طراحی و اجرا شده است که در ادامه به توضیح در خصوص آن­ ها خواهیم پرداخت.

 

تعریف حساب ­های بانکی

در قدم اول لازم است حساب­ های بانکی را که قصد مغایرت­ گیری آ ن­ها را داریم در نرم ­افزار تعریف کنیم. برای این کار از مسیر ذیل اقدام کنید.

 

·         مسیردسترسی به فرم:

 صفحه اصلی← حسابداری ← مغایرت گیری بانکی

با زدن این دکمه لیست حساب ­های بانکی باز می ­شود و مطابق با قواعد کلی قیاس با کمک دکمه بانک جدید می­ت وانید حساب های بانکی را که قرار است برای آن­ ها مغایرت گیری انجام دهیم از طریق فرم زیر تعریف کنید:

 

کد و تاریخ ثبت به شکل خودکار درج می­ شود. نام بانک و تاریخ شروع مغایرت گیری و موجودی بانک را در تاریخ شروع مغایرت گیری و.. وارد کنید و دکمه ثبت را فشار دهید.

ورود اطلاعات گردش بانک – دستی

پس از تعریف بانک با دکمه ورود دستی اطلاعات گردش بانک می توانید از روی گردش بانک استعلام شده اطلاعات سمت بانک را وارد کنید. این اطلاعات مشابه پرینت اخذ شده از گردش بانک واقعی خواهد بود و بدیهی است سمت بدهکار و بستانکار آن به نسبت گردش حساب های ما برعکس است.

فرم ورود اطلاعات دستی گردش بانک در ذیل نمایش داده شده است.

ورود اطلاعات گردش بانک - اتوماتیک

در خیلی از مواقع اطلاعات گردش بانک زیاد است و مناسب است به جای ورود دستی از طریق فایل بانکی وارد سیستم شود.  فایل را می توانید از بانک یا از سایت بانک دریافت کنید.

فایل­ های بانکی مختلف الگوهای مختلف دارند که لازم خواهد بود  الگوی بانک خود را انتخاب کنید.

سپس از لیست حساب­ های بانکی، نام بانک را انتخاب و دکمه دریافت فایل را فشار دهید. به فرم زیر منتقل می ­شوید.

بخش الگوی فایل، الگوی پیش فرض شما را در تعریف بانک نشان می­ دهد و لازم است شما از طریف باکس، مسیر فایل گردش بانک را انتخاب کنید.

سپس دکمه بعدی را برای بررسی فایل فشار دهید.

 

نکته:

• الگوی پیش فرض: از آن جایی که بانک­ های مختلف دولتی و خصوصی وجود دارند و حتی بسیاری از بانک ­ها فرم­ های خروجی مختلف دارند و نسبت به  تغییر فرمت خروجی نیز اقدام می­ کنند؛ یک الگوی گردش فایل پیش فرض قیاس در سیستم تعریف شده است که به کمک این الگو شما هر نمونه خروجی را می ت­وانید توسط Exell  به این الگو کپی کرده و سپس از این الگو برای ورود اطلاعات بانکی استفاده نمائید. همچنین در صورت نیاز به ورود اطلاعات دستی نیز این الگو می ­تواند کمک کننده باشد.
  

              

در صورت عدم وجود نام بانک شما در الگوهای پیش فرض، از الگوی قیاس استفاده کنید. نمونه فایل الگوی قیاس از طریق همین فرم در دسترس است و با فشردن دکمه نمونه فایل الگو پیش فرض برای شما کپی می ­شوند. شما می ­توانید اطلاعات گردش بانک را از فایل گردش بانک ناشناس خود بر روی این الگو منتقل نموده و سپس به نرم ­افزار منتقل نمائید.

 

پس از معرفی فایل دکمه "ادامه" را فشار دهید. سیستم محتوی فایل را به شما نشان می­ دهد.

 

 

در صورت صحیح بودن اطلاعات فایل دکمه" ادامه" را فشار دهید.

سیستم ضمن بررسی فایل شما اطلاعاتی را که از فایل استخراج کرده است را به شما به شکل گردش بانک و در قالب ذیل نشان می دهد. بررسی کنید اطلاعات نمایش داده شده صحیح باشد.

 

نکته:

• ممکن است نسبت به نوع اطلاعات الگو فایل اطلاعات فایل با پردازش خاصی به اطلاعات گردش بانک تبدیل شوند و بر این اساس الزاماً اطلاعات داخل فایل مساوری اطلاعات گردش حساب نیست.

 

در صورت صحیح بودن گردش بانک دکمه "خاتمه" را فشار دهید تا گردش بانک وارد سیستم شود.

 

مغایرت گیری:

برای مغایرت­گیری از لیست بانک ­های فرم مغایرت­ گیری بانکی دکمه "مغایرت ­گیری" را فشار دهید.

فرم زیر ظاهر می­ شود.

لیست سمت راست لیست گردش حساب بانکی ثبت شده در نرم ­افزار و لیست سمت راست گردش حساب اعلام شده توسط بانک است که به واسطه فایل وارد سیستم شده است.

برای مغایرت­ گیری لازم است ردیف­ های گردش یکسان در دو لیست را انتخاب و اصطلاحاً با هم پاس کنید.

برای این کار از لیست سمت چپ بر روی یک ردیف قرار گرفته و از لیست سمت راست معادل همان گردش را پیدا کرده و کلیک نمائید تا انتخاب شود. حال برای پاس شدن این دو ردیف با هم دکمه پاس شدن را فشار دهید. بعد از پاس شدن هر دو ردیف رنگ آن ها تغییر می­ کند.

این کار را تا جائی که همه گردش ­های هر دو طرف با هم پاس شوند باید ادامه دهید. در صورت عدم وجود مغایرت تمام گردش های دو طرف  باید پاس شوند و در صورت وجود ردیفی در هر یک از لیست­ ها که در لیست مقابل معادل نداشته باشد به معنی مغایرت خواهد بود.

در صورتی که در سمت گردش بانک مورد پاس نشده داشته باشیم بدین معنی است که رویداد مالی در بانک اتفاق افتاده است که ما ثبت نکرده ­ایم.

در صورتی که در سمت گردش حساب مورد پاس نشده داشته باشیم بدین معنی است که رویدادی که ما در اسناد حسابداری ثبت کرده ­ایم در بانک هنوز اتفاق نیافتاده و یا این که ثبت ما درست نیست.

چون گردش بانک همیشه مطابق واقعیت است راه کار رفع مغایرت همیشه اصلاح ثبت­ های حسابدرای ما خواهد بود بر این اساس بسته به مورد نسبت به رفع مغایرت در اسناد حسابداری ثبت شده در سیستم اقدام نمائید و پس از اصلاح از همین قسمت آن ردیف را که رفع مغایرت شده و الان معادل دارد را پاس کنید.

 

گزارش ­گیری مغایر­ت ­ها:

چنان چه در فرم لیست بانک ­ها برای مغایرت­ گیری دکمه "گزارش" را فشار دهید، گزارشات مربوط به مغایرت بانک به اسناد مالی و سایر گزارشات لازم را می­ توانید اخذ کنید.