بعد از ثبت اسناد حسابداری چه به شکل دستی و چه به شکل توسط سایر زیر سیستم ­ها مانند خزانه و فروش، لازم است گردش و مانده­ ی حساب ها را، مشاهده و بررسی نمائید. اين كار را می­ توانید در قسمت مرور حساب ­ها انجام دهید.

"فرم مرور حساب ­ها" یکی از فرم­ های پرکاربرد نرم افزار حسابداری قیاس پلاس می ­باشد. فرم مرور حساب ­ها ساختار حساب ­ها را به همراه گردش آن­ ها شبیه تراز آزمایشی از سطوح مختلف نمایش می­ دهد که قابلیت جستجو و مرتب ­سازی و محدوده ­گذاری اسناد و حساب­ ها را نیز دارد. 

این فرم بیشتر مناسب مدیران مالی یا مدیران عامل کسب و کار ها است که با آن از وضعیت کلی کسب و کار خود مطلع شوند و یا دنبال رویداد مالی خاص یا مانده حساب ­های خاص بوده و گزارش­ گیری کنند.

 

مرور حساب ­ها: پله ­ای

فرم مرور پله­ای حساب­ها در 6  سطح مختلف و مرتبط با هم اطلاعات مربوط به حساب­ ها و گردش و مانده آن ها را نمایش می ­دهد.

در ابتدای ورود به فرم لیست تمام حساب ­ها از سطح گروه با گردش بدهکار و بستانکار و مانده بدهکار و بستانکار را مشاهده می­ نمائید؛ که با زدن کلید Enter یاDouble Click  نشانگر یا دکمه فلش رو به پایین به سطح ریز­تر منتقل می­ شوید  و بازدن کلید Esc یا دکمه فلش رو به بالا به سطح بالاتر برمی­گردید.

در حرکت بین سطوح ردیفی را که انتخاب کرده ­اید یا موس روی آن ایستاده است مهم است و شما سطح ریز یا سطح بالاتر ردیف انتخاب شده را خواهید دید.

سطوح 6 گانه  فرم مرور حساب ­ها به شرح زیرمی­ باشد:

·         سطح گروه حساب­ ها

·         سطح حساب­ های کل

·         سطح حساب­ های معین

·         سطح حساب­ های معین و تفصیل و مرکز هزینه و پروژه

·         سطح گردش حساب

·         سطح سند حسابداری

 

مسیر دسترسی به فرم:

صفحه اصلی← حسابداری ← مرور پله ­ای

 

جهت دسترسی به فرم مرور حساب پله­ ای از منوی حسابداری، گزینه "مرور پله ­ای" را انتخاب نمائید. صفحه ­ی مرور پله ­ای از دو پنل کلی تشکیل شده است، پنل بالا مربوط به شرایط یا فیلتر محاسبه گردش و مانده ­ها است. (مثلا مرور اسناد مربوط به یک محدوده تاریخی یا سال­ های مالی قبل و...) و پنل یا لیست داده وسط صفحه که اطلاعات را نمایش می ­دهد.

در بخش فیلتر می­ توانید با فیلتر نمودن دوره مالی، محدوده­ ی تاریخ یا محدوده شماره سند را بر روی محاسبات اعمال کنید. به طور مثال با در تاریخ سند از ابتدای ماه خرداد تا انتهای ماه خرداد گردش و مانده حساب ­ها فقط مربوط به خرداد ماه خواهد بود و سایر اسناد ثبت شده خارج از این محدوده در محاسبات مرور حساب ­های شما اعمال نخواهد شد.

در هنگام انتقال به سطح پایین­تر مثلا از روی گروه دارائی ­ها به سطح حساب ­های کل تنها حساب­ های کل مربوط به سطح گروه دارائی­ ها نمایش داده خواهد شد و همین ترتیب برای سطوح پایین ­تر نیز مطرح است. چنانچه بخواهید مثلا در سطح دوم همه حساب­ های کل را ببینید با فعال کردن تیک نمایش همه حساب ­های کل در بالای صفحه محدودیت نمایش حساب ­های فقط یک گروه حذف و همه حساب ­های کل نمایش داده می­ شود.  این قاعده در همه سطوح بر قرار است.

 

نکته ­ها:

مسیر حرکت در مرور حساب­ ها در فرم پله ­ای به شرح زیر می ­باشد:      

• بعد از سطح کل با همان روش به سطح معین منتقل می­ شود و پس از سطح معین در سطح معین به تفکیک ریز حساب ­های سطح تفصیل و سطح مرکز هزینه و سطح پروژه در کنار همدیگر منتقل می­ شوید.
• در صورتی که از سطح تفصیل وارد سطح پائین­تر شوید؛ گردش حساب مربوط به همان حسابی را که از سطح قبل وارد شده را خواهید دید و اگر بر روی هر آرتیکل از گردش حساب هم که Double Click نمائید به سند حسابداری که آن آرتیکل در دل سند ثبت شده، منتقل خواهید شد.
• مسیر رفت خود را در ساختار حساب ­ها با کمک دکمه Esc یا  به شکل برعکس می­ توانید برگردانید.
•    در همه سطوح فرم با کمک فیلترها و قواعد محدوده­ گذاری بالای سر ستون ­ها می­ توانید فیلتر­های مختلف را محاسبه گردش و مانده حساب­ ها داشته باشید.
• در مرور پله ­ای در دو سطح آخر یعنی گردش حساب ­های تفصیل و سند حسابداری به جای مانده حساب  گردش یک حساب را دارید.
•  در مرور پله ­ای در سطح آخر مربوط به ریز سند حسابداری چنان چه بر روی آرتیکل دیگری غیر از آرتیکلی که با آن وارد شده اید ایستاده و دکمه ی Esc را بزنید از یک مسیر دیگر متناسب با آرتیکل دوم انتخاب شده به سطوح بالا منتقل می ­شوید.
• فرم مرور حساب­ ها فقط حساب­ هایی را نشان می­ دهد که در محدوده انتخاب شده گردش داشته و سند خورده باشند. بنابراین سرفصل­ های حسابی که هیچگونه سند مالی در شرایط تنظیم شده فیلتر نخورده اند در این فرم دیده نمی­ شوند.

 

 

مرور حساب ­ها: ترکیبی

مرور حساب ­ها به شکل ترکیبی روشی دیگر جهت بررسی و مشاهده گردش و مانده حساب ­ها است که مزیت­ هائی را نسبت به مرور حساب­ ها به شکل پله ­ای خواهد داشت. در این فرم گردش و مانده حساب ­ها را نه در یک قالب پله ­ای از پیش تعریف شده بلکه در هر قالبی که نیاز کاربر باشد؛ می ­توان مشاهده نمود.

استفاده از مرور ترکیبی برای کاربران در ابتدا سخت خواهد بود ولی با گذشت زمان و آموزش بیشتر و پیدا نمودن کاربردهای کم نظیر این فرم کارائی بالاتری خواهد داشت.

 

•                   مسیر دسترسی به فرم:

صفحه اصلی← حسابداری ← مرور ترکیبی

 

جهت دسترسی به فرم مرور حساب ترکیبی از منوی حسابداری، گزینه " مرور ترکیبی" را انتخاب نمائید. صفحه ­ی مرور ترکیبی از چند بخش تشکیل شده است،. بخش سمت راست صفحه شبیه به بخش بالای فرم مرور پله ­ای مربوط به فیلتر کردن اطلاعات گردش و مانده حساب ­ها و بخش سمت چپ مربوط به نمایش اطلاعات است.

در بخش فیلتر می­ توانید با فیلتر نمودن دوره مالی، محدوده ­ی تاریخ، شماره سند، نوع سند، وضعیت ثبت سند فیلتر اسناد مورد نظر خود را تنظیم نمائید.

غیر فعال بودن گزینه" گردش­ دارها" در این فرم به معنی نمایش همه حساب ­ها و فعال بودن آن شبیه به فرم مرور پله­ ای باعث نمایش حساب ­های دارای گردش مالی خواهد شد.

در فرم مرور ترکیبی گردش و مانده حساب ­ها را می­ توانید به تفکیک و ترکیب ماهیت­ های ذیل مشاهده نمود:

1-     گروه حساب ­ها

2-     حساب ­های کل

3-     حساب­ های معین

4-     تفصیل­ ها

5-     مراکز هزینه

6-     پروژه ­ها

در ابتدای ورود به این فرم شبیه به تراز آزمایشی از سطح گروه حساب­ ها و برای کل دوره مالی جاری گردش و مانده حساب ­ها را مشاهده می­ نمائید. عملکرد فرم مرور ترکیبی به این صورت می ­باشد که در بخش بالای لیست ماهیت­ های اشاره شده را که چیده شده ­اند را انتخاب می­ نمائید. این انتخاب به عنوان سطح شروع کننده­ ی نمایش اطلاعات ما خواهد بود.

انتخاب هر سطحی گردش و مانده همه اقلام آن سطح را با توجه به فیلتر فرم نمایش خواهد داد.

در ساده ترین استفاده با انتخاب هر سطح از بالای فرم گردش و مانده تمام مقادیر آن سطح را می­ توانید ببینید. به طور مثال کلیک بر روی سطح معین لیست تمام حساب­ های معین و کلیک در سطح تفصیل لیست تمام حساب ­های تفصیل را به همراه گردش و مانده ارائه می­ کند. 

سمت راست فرم ماهیت­ های شش گانه اشاره شده فوق دوباره چیده شده ­اند که با کلیک روی هر کدم انتخاب بالای صفحه را با آن ماهیت می­ توانید ریزتر داشته باشید.

به طور مثال اگر از لیست بالای فرم سطح کل را انتخاب نمائید، باعث خواهد شد لیست همه حساب­های کل­ ظاهر شود. حال یک حساب کل مانند موجودی­های نقد و بانک را انتخاب، سپس از بخش سمت راست با کلیک روی دکمه معین در حقیقت ریز معین­های حساب کل موجودی های نقد و بانک را مانند موجودی نقد صندوق­ها و موجودی نقد بانک­ها را خواهید داشت.

در این فرم تعداد ریز کردن سطوح نامحدود است و در مثال بالا پس از ریز کردن یک حساب کل در سطح معین اگر یک معین را انتخاب نمائید (مثلا موجود­های نقد بانک­ ها) و سپس بر روی مثلا ریز تفصیل سمت راست مجدد کلیک نمائید دوباره ریز تفصیل این معین یعنی ریز مانده حساب ­های بانکی را خواهید داشت.

در فرم مرور ترکیبی به کمک دکمه لیست آرتیکل ­ها در هر لحظه لیست تمام آرتیکل هایی که تشکیل دهنده گردش و مانده مورد انتخاب شده هستند، را می ­توانید ببیند.

دکمه نمایش گردش برای مشاهده و گزارش­گیری گردش یک حساب کاربرد دارد و این دکمه به شرطی فعال خواهد شد که یا از لیست بالا با یک حساب معین شروع کرده باشید یا بعد از شروع از یک سطح دیگری در لیست سمت راست حساب معین را برای ریز کردن انتخاب کرده باشید. گردش حساب بدون وجود و دخالت حساب معین بی­ معنی خواهد بود

مثال ­های کاربردی زیر را برای درک بهتر تمرین نمائید. بدیهی است این مثال­ ها به شرط وجود داده مناسب نمود پیدا خواهد کرد:

•  بر روی گروه حساب­ ها کلیک نمائید. یک گروه را انتخاب و بر روی ریز کل کلیک نمائید و یک کل را انتخاب و بر روی ریز معین کلیک نمائید و یک معین را انتخاب و بر روی تفصیل کلیک نمائید. در این مثال شبیه به فرم مرور پله ای عمل شد و داده ها و خروجی شبیه آن خواهد بود.
• از سطح بالا روی حساب­ های تفصیل کلیک کنید. حساب تفصیل یک شخص را انتخاب نموده و بر روی ریز معین آن کلیک نمائید. به این  روش لیست تمام مانده حساب ­های یک شخص از سطح معین را خواهید داشت. مثلا مانده بدهی و وام و تنخواه یک کارکنان در کنار هم از این روش قابل استخراج است.
• چناچه از قابلیت پروژه استفاده می ­کنید از سطح بالا بر روی سطح پروژه کلیک و یک پروژه را انتخاب و بر روی ریز گروه کلیک نمائید. با این روش در حقیقت تراز آزمایشی کسب و کار را برای یک پروژه دارید و مثلا میزان بده و دارائی و هزینه و درآمد یک پروژه را می­ توانید گزارش­ گیری نمائید.