صدور اسناد حسابداری مترادف با هر رویداد مالی کسب و کارها، از مهمترین وظایف حسابدار است. شرایط صدور سند حسابداری می­ تواند از متغیر­های زیادی مانند استانداردها و ساختار حساب ­ها و ساختار کسب و کار و اولویت ­های کارفرما و حتی سلیقه حسابدار تاثیر بگیرد ولی موضوعیت نرم ­افزار به عنوان ابزار کار حسابدار و این مستند تنها نحوه ثبت سند حسابداری در نرم افزار خواهد بود.

دقت به این نکته مهم نیز ضروری است که در یک نرم­ افزار یکپارچه شبیه قیاس+ برخی از رویدادهای مالی مانند دریافت و پرداخت یا خرید و فروش در زیر سیست م­های مربوط به خود و با قواعد آن زیر سیستم انجام می ­شود و به تبع تنظیمات نرم ­افزار، ارتباط یک پارچه نرم­ افزار حسابداری با این زیر سیستم ­ها، هر رویداد مالی مترادف یک سند حسابداری اصطلاحا اتوماتیک صادر می­ شود و با مثلا صدور یک فاکتور فروش توسط فروشنده سند حسابداری آن نیز صادر می­ شود و نیاز به صدور سند دستی حسابداری نخواهد بود.

در یک کسب و کار کاملا مکانیزه شده با نرم افزار که همه بخش ­ها و کارهای کارکنان مرتبط با رویداد های مالی به واسطه کاربران مختلف و در ساختار شبکه در نرم افزار ثبت می ­شود؛ انتظار می ­رود 100 درصد اسناد حسابداری به صورت خودکار صادر شود و واحد حسابداری به جای نقش صدور سند، بیشتر نقش نظارت و کنترل­ کننده را خواهد داشت.

برای صدور سند از طریق لینک ذیل دکمه + را فشار دهید

•                     مسیر دسترسی به فرم:

صفحه اصلی← حسابداری ← اسناد حسابداری ← علامت +

چنان چه روی کلمه اسناد حسابداری کلیک نمائید، ابتدا لیست اسناد حسابداری قبلی قابل ویرایش نمایش داده می­ شود که از طریق آن می­ توانید هم سند قبلی صادر شده را انتخاب و ویرایش کنید و هم سند جدید صادر نمائید. زدن دکمه + باعت انتقال مستقیم به فرم صدور سند می­ شود.

در اسناد حسابداری، اصطلاحاتی وجود دارد که قبل از توضیح کاربری فرم در زیر توضیح داده می­ شود:

انواع سند:

سند حسابداری انواع مختلف با کارکردهای متفاوت دارد. نوع سند تأثیری در مانده و گردش ندارد ولی در تحلیل ­ها و گزارشات مالی مختلف کاربرد خواهد داشت. انواع سند حسابداری به شرح ذیل است:

1-     سند افتتاحیه:

نوع سند افتتاحیه نشان دهنده مانده حسا ب­های کسب و کار در ابتدا شروع دوره مالی است. در هنگام شروع کار با نرم­ افزار یا در ابتدای دوره مالی موجودی ­های ابتدای دوره را با نوع سند افتتاحیه ثبت می­ کنید. یک دوره مالی می ­تواند یک یا چند سند از نوع افتتاحیه داشته باشد ولی قاعدتا سند افتتاحیه اولین سند با شماره 1 است. سند افتتاحیه بر روی حساب ­های دائم تأثیر می ­گذارد؛ چون در ابتدای شروع دوره مالی هنوز رویداد درآمد و هزینه ای اتفاق نیافتاده است.

2-     سند عادی:

تمام رویدادهای مالی در طی دوره مالی از نوع سند عادی صادر می­شود. اسناد صادره عادی از سایر سیستم­ ها نیز نوع سند عادی هستند.

3-     سند بستن حساب ­های موقت:

در پایان یک دوره مالی تمام حساب­ های موقت با ثبت مقدار برعکس مانده آن ­ها و به طرفیت حساب سود و زیان آن دوره در قالب یک سند با نوع سند بستن حساب ­ها اصطلاحا بسته شده و باعث محاسبه سود و زیان می­ شود. قبل از صدور سند اختتامیه سند بستن حساب­ ها باید صادر شود.

4-     سند اختتامیه:

در پایان یک دوره مالی تمام حساب­ های دائم با ثبت مقدار برعکس مانده آن­ ها در قالب یک سند با نوع اختتامیه اصطلاحا بسته شده و به دوره مالی بعدی منتقل می ­شود. در نرم ­افزار سند افتتاحیه دوره بعد معادل برعکس شده سند اختتامیه دوره مالی قبلی است.

 

شماره ­های مختلف سند حسابداری:

مطابق قواعد هر سند حسابداری یک شماره سند به خود اختصاص می­ دهد که لازم است ترتیب شماره سندها با ترتیب تاریخ مغایر یا پس و پیش نباشد. هنگام ایجاد یک سند حسابداری، چند نوع شماره به شرح زیر وجود دارد که هر شماره جهت کاربرد خاصی در نظر گرفته شده است:

1-     شماره سند:

شماره سند حسابداری از عدد 1 شروع و همیشه آخرین شماره به علاوه یک توسط نرم ­افزار پیشنهاد می­ شود. شماره سند قابل تغییر توسط کاربر است.

2-     شماره  عطف:

در مقطع صدور سند مساوی شماره سند و به ترتيب ورود اسناد صادر مي‌شود و در صدور اسناد اتوماتیک نیز خود سيستم به صورت خودكار مساوی شماره سند آن­ را ثبت می­ کند. قابلیت تغییر دستی توسط کاربر را دارد و با حذف اسناد، شماره عطف آن نيز حذف شده و به سند ديگر اختصاص نمي‌يابد. کاربرد کد عطف جهت نگهداری رابطه پرینت فیزیکی سند با شماره ثبت شده در نرم افزار است. فرض کنید سندی را امروز با شماره 118 و کد عطف 118 ثبت و پرینت گرفته و بایگان کنیم. در زمان دیگری به فرض انجام عملیات مرتب سازی یا تغییر دستی شماره سند رابطه بین پرینت فیزیکی و  شماره ثبت شده در نرم افزار با کد عطف نگهداری می شود و اگر کد عطف نباشد با تغییر شماره سند پرینت قبلی غیر معتبر شده و نیاز به پرینت مجدد خواهد بود.

3-     شماره سند اتوماتیک:

مطابق قواعد حسابداری شماره اسناد باید به ترتیب تاریخ مرتب باشد. شماره سند خودکار توسط نرم افزار کنترل می­ شود و همیشه به ترتیب تاریخ و کد روزانه مرتب است. چنانچه به هر دلیلی مانند حدف سند یا تغییر دستی و ... ترتیب شماره اسناد به هم بریزد نرم ­افزار این شماره را به صورت خودکار درست می کند.

با وجود شماره سند اتوماتیک حسابدارها با استفاده از آن می­ توانند نگران مغایرت شماره اسناد خود نباشند و نرم­ افزار برای ارائه گزارشات از این شماره استفاده خواهد کرد.

4-     کد روزانه:

این شماره نشان دهنده ترتیب اسناد در یک روز می‌باشد. کاربرد آن برای مثال در جلو و عقب بودن عملیات در یک روز است. فرض نمائید یک وجه زیاد به بانک واریز و در همان روز از بانک کسر می­ شود. با توجه به نمایش گردش حساب به ترتیب تاریخ اگر سند برداشت زودتر از سند واریز نشان داده شود بانک در آن روز ممکن است موجودی منفی نشان دهد. با کمک کد روزانه می­ توان ترتیب اسناد ثبت شده در یک روز را نیز مشخص نمود. کاربرد کد روزانه در مواقع خاص شبیه مثال فوق می­ باشد.

وضعیت­ های مختلف اسناد حسابداری:

اسناد حسابداری ثبت شده در نرم افزار می­ توانند وضعیت­ هائی مختلفی داشته باشند که هر وضعیتی کاربرد و رفتار متفاوت خواهند داشت. وضعیت­ های یک سند حسابداری شامل موارد زیر می­ باشد:

·         یادداشت

·         موقت 

·         قطعی

·         نهائی شده

 

-          یادداشت:

تمام کنترل­ ها و ويژگي‌هاي يك سند را در بر ندارد و فقط جنبه پیش نویس سند حسابداری را دارد. به طور مثال: اگر كاربر در حين وارد نمودن يك سند چندين صفحه‌اي و قبل از تمام كردن آن، بخواهد موقتا آن را ذخیره نماید، مي‌تواند سند مورد نظر را ثبت يادداشت نماید نرم افزار حسابداری اسناد یادداشت را در فرم­ های مرور و محاسبات مانده حساب ­ها و گزارشات در نظر نمي­ گيرد، اما با اين حال، براي سند یادداشت، شماره سند در نظر گرفته می­شود

-          سند موقت:

این وضعیت اولین حالت سند حسابداری است و معمولا اسناد در این حالت صادر می ­شوند. سند حسابداری در وضعیت موقت در هر لحظه توسط كاربر  قابلیت تغيير و حذف را دارد. یکی از کاربردهای این وضعیت آن است که در شرکت­ ها صدور اسناد توسط حسابدار در این وضعیت انجام می­ شود و مدیر  مالی یا حسابدار ارشد پس از بررسی، اسناد را به وضعیت بررسی شده تغییر می­ دهد که توسط کاربر حسابدار قابل ویرایش نباشد.

-          بررسی شده:

پس از بررسی سند وقتي از درست بودن سند در وضعیت موقت اطمينان حاصل شد، آن را تبديل به سند بررسی شده  مي­ نمایند. این کاربرد معمولا برای زمانی است که مدیر مالی شرکت، مؤسسه یا بنگاه اقتصادی، اسناد حسابداری موقت را بررسی و آن­ ها را  در وضعیت تأیید یا بررسی شده قرار می­ دهد. لازم به ذکر است که اسناد حسابداری در حالت قطعی، غیر قابل اصلاح و حذف ­می­ باشند؛ ولی توسط کاربری که دسترسی لازم را دارد می ­تواند به وضعیت موقت برگردد تا بتوان آن را ویرایش یا حذف نمود. کاربرد دیگر این وضعیت کنترل ویرایش اسناد دیگر زیر سیستم ­ها توسط واحد حسابداری است. اسناد حسابداری خودکار صادر شده توسط سایر سیستم­ ها مانند سیستم خزانه یا سیستم خرید و فروش و... به صورت پیش فرض در وضعیت موقت می ­باشند و چنانچه وضعیت سند حسابداری آن­ ها در فرم مدیریت اسناد حسابداری به بررسی شده تغییر یابد؛ در زیر سیستم مربوطه نرم ­افزار اجازه تغییر اسناد (مثلا فاکتور فروشی که باعث صدور این سند مالی شده است) را نخواهد داد.

-          سند نهایی شده:

اسناد قطعی شده بعد از اطمینان از نهائی شدن جریان مالی، ثبت نهائی می­ شوند. نهائی شدن اسناد حسابداری باید به ترتیب تاریخ باشد. به طور مثال اگر اسناد تا 15 را هم ماه بخواهید نهائی نمائید؛ باید تمام اسناد قبل از آن نهایی شده باشند. سند نهایی شده دیگر قابلیت برگشت به حالت بررسی شده و موقت را ندارد. نرم­ افزار اجازه ثبت سند جدید به تارخ قبل از آخرین سند نهایی شده را نخواهد داد. کاربرد اصلی نهائی شدن اسناد در تعاملات قانونی است و انتظار وجود قابلیت نهائی شدن اسناد در نرم­ افزار از طرف اداره  مالیات می ­رود. فرض نمائید: گزارش فصلی یا تراز سه ماهه تابستان را از نرم­افزار به اداره دارائی ارائه نموده ­اید. در این حالت بهتر است تمام اسناد تا آخر تابستان را نهائی نمائید؛ چون ثبت هر گونه سند قبل از این تاریخ و یا تغییر اسناد به معنی تخلف است و غیر قابل قبول. حتی اگر  اشتباهی در اسناد قبل اتفاق افتاده است باید به تاریخ روز سند اصلاحی، ثبت شود. نهائی ننمودن اسناد حسابداری و نگهداری در حالت قطعی شده امکان­پذیر است.

 

بخش ­های اصلی فرم ورود سند حسابداری:

-          بخش بالای فرم:

مشخصات سند حسابداری است و مواردی مانند نوع سند و شرح و تاریخ و شماره­ های مختلف سند در آن وجود دارد.

-          بخش وسط فرم:

اطلاعات مروبط به ریز آرتیکل حسابداری و سطر های سند در این بخش وارد می­ شود.

-          بخش انتهای فرم:

اطلاعات تکمیلی و جمع مبالغ سند و پیغا م­ها را نمایش می ­دهد.

ورود سند حسابداری:

پس از ورود به فرم تاریخ روز و انواع شماره ­های اسناد به صورت پیش فرض و با توجه به اطلاعات قبلی پیشنهاد می ­شوند. همچنین نوع سند به شکل سند عادی  تنظیم می­ شود (تمام اسنادی که در طی دوره توسط کاربر یا زیر سیستم ­ها صادر شود نوع عادی خواهد بود)

هنگام ورود اولیه به فرم ورود سند نشانگر صفحه کلید بر روی باکس شرح سند قرار گرفته است؛ که ورود اطلاعات در این فیلد اختیاری است. با وارد نمودن شرح سند و زدن دکمه Enter  بر روی اولین سطر سند منتقل خواهید شد.

به طور مثال فرض نمائید بابت دریافت واریز وجه نقد به مبلغ 120/000/000  ریال توسط آقای فلاح به بانک قصد صدور سند حسابداری دارید.

بر روی ستون کد معین Double Click  نموده یا دکمه Ctrl+Down را فشار دهید. لیست و شماره حساب­های معین به همراه نام حساب کل آن­ها که با علامت / از هم جدا شده­اند ظاهر می­شود. معین مد نظر خود را انتخاب نمائید. برای جستجو یک معین یا کد آن، بخشی از کلمه مورد نظر خود را تایپ نمائید.

در این مثال ردیف اول نام موجودی نقد و بانک ملت را انتخاب نموده و کلید Enter را فشار دهید.

پس از انتخاب نام معین بسته به چینش حساب اگر معین مربوطه دارای حساب تفصیل یا مرکز هزینه یا پروژه باشد؛ نشانگر بر روی ستون مربوطه رفته و از آن ستون نیز تفصیل یا مرکز هزینه یا پروژه را انتخاب نمائید.

در مثال فوق بعد انتخاب معین، چون معین بانک ­ها به گروه تفصیل لیست بانک­ ها مرتبط است؛ نشانگر بر روی حساب تفصیل قرار می­ گیرد که با Double Click یا فشردن دکمه Ctrl+Down در ستون تفصیل نام بانک­ها باز می­ شود و بانک مربوط به واریز وجه را انتخاب می­ نمائید.

پس از انتخاب تفصیل مجدد کلید Enter را  بفشارید. به علت اینکه معین مورد نظر در سطح مرکز هزینه و پروژه ارتباطی ندارد؛ مستقیم به ستون شرح منتقل می­ شوید. شرح مربوط به رویداد مالی را وارد نمائید و دکمه Enter را فشار دهید. به ستون بدهکار وارد می­ شوید. در ستون بدهکاری مبلغ واریز را نوشته و مجدد دکمه Enter  را بفشارید. به ستون کد پیگیری و سپس تاریخ پیگیری منتقل می­ شوید. این دو ستون کاربردهایی را در برخی ثبت­ ها دارند؛  به طور مثال شماره و تاریخ چک را در ثبت ­های مربوط به چک می ­توانید در آن ­ها وارد نمائید. بعدا در فرم­ های مرور و گزارش این مقادیر به برای جستجو و گزارش گیری مفید خواهد بود.

پس ازEenter  بر روی آخرین ستون، سطر جدید ایجاد می­ شود و می­ توانید به همین روش آرتیکل دوم را که در این مثال مربوط به بستانکار شدن حساب جاری اشخاص (آقای فلاح ) خواهد بود؛ برای ردیف دوم در ستون کد معین حساب جاری اشخاص و در تفصیل آن (آقای فلاح ) انتخاب و پس از شرح، مبلغ واریزی را در ستون بستانکار تایپ نمائید.

پس از  تکمیل ردیف­ های سند می ­توانید با زدن دکمه ثبت موقت در بالای فرم سند مالی خود را ثبت نمائید.

در صورت وجود هر گونه ایراد در ثبت سند، مثل تراز نبودن یا وارد نکردن تفصیل یا مرکز هزینه یا پروژه مرتبط با یک معین و ... نرم ­افزار موقع ثبت، پیغام خطا داده و از ثبت سند جلوگیری می­ نماید.

همچنین می ­توانید سند وارد شده را به شکل یادداشت ذخیره نمائید که در این صورت برخی قواعد مانند تراز نبودن مانع ثبت سند نمی ­شوند.

لازم به ذکر است که سند موقت در مانده حساب ­ها تأثیر دارد و سند یادداشت تاثیری در محاسبات و مانده اسناد نخواهد داشت.

 

ثبت نمونه سند سیستم حسابداری قیاس+

نمونه­ هایی سند­های حسابداری در شرکت ایرانیان به شرح زیر می­ باشد:

• 1390/01/05 واریز مبلغ 1.000.000.000 ریال وجه نقد توسط آقای رضوی بابت افزایش سرمایه شرکت (واریز به حساب بانک 1 جاری 55626)        

نکته ­ها:   

•  هر سند باید حد اقل دو آرتیکل داشته باشد 
• مجموع آرتیک ل­های بدهکار و بستانکار باید مساوی باشد (سند تراز باشد) در غیر این صورت اسناد قابلیت ثبت به صورت موقت را ندارند و فقط می­توانند به شکل یادداشت ثبت شوند که در مانده­ ها و گزارشات لحاظ نمی­ شوند
• مجموع آرتیک ل­های بدهکار و بستانکار باید مساوی باشد (سند تراز باشد) در غیر این صورت اسناد قابلیت ثبت به صورت موقت را ندارند و فقط می­توانند به شکل یادداشت ثبت شوند که در مانده­ ها و گزارشات لحاظ نمی­ شوند.
  

مثال:

رویدادهای مالی زیر را برای تمرین سند حسابداری صادر نمائید:

• 1390/01/05 مخارج ثبت قانونی شرکت به مبلغ 5.000.000 ريال توسط آقای جاوید شخصا انجام شده است.
•  1390/02/01 صدور چک از بانک 1 به مبلغ 300.000.000 ریال و واریز به صندوق شرکت و صندوق فروشگاه (فروشگاه 230.000.000  ریال، دفتر 70.000.000 ریال).
• 1390/12/10 تنخواه ­دار مخارج زیر را پس از تایید مدیرعامل شرکت (فریدونی) و طی صورتحساب تنخواه و اسناد پیوست تحویل واحد مالی کرده است.