جهت ثبت اطلاعات کلیه اشخاصی که با یک کسب و کار مراوده دارند (به عنوان مثال خریداران، فروشندگان و کارکنان و.. )، لازم است نام و مشخصات کامل آن ­ها را در نرم ­افزار تعریف نمائید. از اطلاعات وارد شده در این قسمت، هنگام عملیات مالی مانند دریافت و پرداخت و صدور فاکتور در نرم افزار استفاده خواهد شد.

 

گروه اشخاص

گروه ­های اشخاص جهت شناسائی بهتر و گزارش­گیری های خاص ­تر به کار می­رود. البته کاربردهای دیگری مانند تخصیص شرایط خاص فروش به یک گروه هم وجود دارد.

 

•                     مسیر:

صفحه اصلی← عمومی← اشخاص ­ها← گروه اشخاص

 

در صفحه اصلی، از منوی عمومی، گزینه گروه اشخاص را انتخاب و پس از باز شدن صفحه­ ی تعریف "گروه اشخاص"، از سمت چپ بالای صفحه بر روی گزینه "جدید" کلیک نمائید.

 

فرم ایجاد گروه اشخاص باز می­ شود.

در فرم ایجاد، "کد" به صورت خودکار به گروه اختصاص داده می ­شود و سپس نام گروه اشخاص را در فیلد "نام" وارد نمائید. چنانچه نیازی به درج توضیح داشته باشید؛ در فیلد توضیحات (اختیاری) وارد نموده و سپس جهت ذخیره، بر روی دکمه ثبت کلیک نمائید. گروه ایجاد شده را می­ توانید در صفحه مربوط به گروه اشخاص ­ها مشاهده نمائید.

تعریف اشخاص

پس از ایجاد گروه­ های اشخاص می­توانیم از طریق لیست اشخاص در فرم مربوط، اشخاص را ایجاد نمائید.

 

•                     مسیردسترسی به فرم:

صفحه اصلی←عمومی← تعریف اشخاص

 

مانند بقیه فرم­ های نرم­ افزار لیست اشخاص در این فرم مشاهده می ­شود و شما با فشار بر روی دکمه جدید می­ توانید اشخاص جدید را به نرم ­افزار اضافه نمائید.

 

فرم تعریف اشخاص از قسمت ­های مختلفی تشکیل شده است که در ذیل توضیحات لازم داده خواهد شد.

-          اطلاعات شخص:

برای ایجاد یک شخص در این فرم ابتدا نوع "حقیقی یا حقوقی" اشخاص را مشخص نمائید.

شماره کد به صورت خودکار در قسمت "کد" قرار می­ گیرد و پیشنهاد می ­شود اجازه دهید نرم افزار آن­ را به صورت خودکار مقدار دهی نماید. اگر چه در صورت وجود موضوعیت خاص یا نیاز به تطابق با سایر سیستم ­ها یا وجود کدهای قبلی این کد می­ تواند توسط کاربر عوض شود. امکان ثبت کد تکراری وجود نخواهد داشت.

تاریخ ایجاد اشخاص پیش فرض بر روی تاریخ جاری قرار دارد و نشان دهنده تاریخ شروع مراودات با شخص مذکور است؛ البته می ­توانید این تاریخ را از تقویم انتخاب نمائید و یا تغییر دهید. تاریخ تولد شخص حقیقی یا تاریخ ایجاد شخص حقوقی برای ارسال خودکار تبریک کاربرد دارد.

نام اشخاص را به فارسی (اجباری) و لاتین (اختیاری) وارد نمائید. برای اشخاص حقیقی نام و نام خانوادگی را پشت سر هم وارد کنید. نام لاتین برای اخذ گزارشات انگلیسی در مدل استفاده چند زبانه از نرم­ا فزار کاربرد دارد.

 در فیلد "گروه" می­ توانید از لیست کشوئی (طرف حساب­ های تجاری و طرف حساب ­های غیر تجاری) طرف حساب اشخاص را انتخاب نمائید.

اطلاعات مربوط به "کد ملی" و کد اقتصادی را در فیلدهای مورد نظر وارد نمائید. این اطلاعات برای گرفتن پرینت صحیح فاکتور استاندارد دارائی و همچنین تولید دیسکت و گزارش فصلی ضروری خواهد بود.اطلاعات مربوط به شماره همراه در ارسال پیامک­ های خودکار و همچنین در تلگرام سنتر کاربرد دارد.

-          مشخصات کاربر:

برای اشخاصی که با آن ­ها مراودات تجاری دارید لازم است اطلاعات کامل از قبیل: "شماره همراه"، "تلفن"، "پست الکترونیکی"، "کد پستی"، " استان"، "شهر"، و "آدرس" را  در فرم تعریف اشخاص تکمیل نمائید.

-          نوع مراودات مالی:

برای اینکه موضوعیت تعاملات کسب و کار با شخص تعریف شده تنظیم شود نوع مراودات را در این بخش از فرم انتخاب نمائید. انتخاب گزینه "مشتری" امکان ثبت فاکتور فروش را برای شخص می­دهد.

انتخاب گزینه "تأمین­ کننده" امکان ثبت فاکتور خرید را برای شخص می ­دهد.

انتخاب گزینه "کارکنان" امکان تعریف شخص در بخش کارکنان سیستم حقوق دستمزد و تعریف تنخواه دار و... را می ­دهد.

انتخاب گزینه "واسطه" امکان تعریف این شخص را به عنوان بازاریاب،  نماینده یا واسطه فروش در فاکتور­های فروش کالا یا خدمات و محاسبه پورسانت می­دهد. بدیهی است یک شخص می­ تواند در دو یا چند گروه تیک خورده و معتبر باشد.

-          حساب:

"گروه تفصیل" و کد تفصیلی­ ارتباط شخص حقیقی یا حقوقی را با نرم افزار حسابداری مشخص می­ کند. این انتخاب و انتساب بسیار مهم است چون در تنظیم تمام اسناد اتوماتیک سیستم این حساب تفصیل را شناسایی و سند مالی  را با آن صادر خواهد کرد. اگر شخص قبلا در نرم ­افزار حسابداری در قالب تفصیل خاصی تعریف شده است از طریق انتخاب آن تفصیل این انتساب را انجام دهید. در غیر این صورت با انتخاب گروه تفصیل و قرار دادن کد تفصیل در حالت جدید پس از تأیید مشخصات شخص، سیستم به صورت خودکار یک حساب تفصیل زیر گروه اشاره شده ایجاد و همان تفصیل ایجاد شده را به شخص منتسب می­ کند.

در صورتی که شخص مورد نظر شما قبلا در نرم افزار حسابداری و در قالب حساب تفصیل ایجاد شده است شما می­ توانید با دکمه ایجاد شخص از "لیست تفصیلی ­ها" ی موجود اول حساب تفصیل را انتخاب نموده و سپس اطلاعات تکمیلی را وارد و ثبت نمائید.

کاربرد این قابلیت برای زمانی است که بخواهید کاربر شخصا بدون اجازه واحد مالی شخص ایجاد نکند که در این صورت دسترسی دکمه ­ی تعریف شخص جدید به شکل مستقیم از کاربر گرفته شده و فقط دسترسی تعریف از حساب تفصیل موجود داده می­ شود تا کاربر قبل از ایجاد تفصیل در واحد مالی قابلیت ایجاد اشخاص را نداشته باشد.

گزینه "سقف بدهی" در این فرم عددی است که آن­ را به عنوان سقف بدهکاری یک شخص مشخص می­ نمائید. زمانی که ثبت یک سند مالی دستی یا خودکار به مبلغ بدهکاری شخص منظور شود و باعث عبور بدهی از سقف بدهی شود، نرم ­افزار با نمایش پیغام کنترل سقف بدهی اجازه ی ثبت سند را نمی­ دهد.

-          لیست قیمت:

در سیستم فروش امکان تعریف لیست ­های قیمتی مختلف در قالب قیمت 1 تا قیمت 6 وجود دارد. مانند: قیمت خرده فروشی، قیمت عمده فروشی، قیمت درب کارخانه و... . با انتخاب هر یک از لیست ­های قیمت 1 تا 6 اجازه می ­دهید که کاربر برای این شخص از چه لیست قیمت­ هائی موقع صدور فاکتور بتواند انتخاب کند. پس از اطمینان از ثبت موارد الزامی در فرم اشخاص، بر روی دکمه ­ی ثبت کلیک نمائید تا اطلاعات مربوط به این فرم در نرم­ افزار ذخیره شود و پس از آن بتوانید در صفحه اشخاص­، آن ­ها را مشاهده نمائید. 

مثال­:

در جدول زیر افراد مرتبط با شرکت ایرانیان به صورت نمونه آمده است به عنوان تمرین در لیست اشخاص ­ها آن ها را ایجاد نمائید. 

نکته ­ها:

•   اگر در تعریف اشخاص گزینه تفصیل انتخاب نشود و خالی باشد، در جریان ­های مالی نرم­ افزار مراودات مالی به اسم وی نمی ­تواند انجام شود و به طور مثال در فاکتورهای فروش به اسم وی سند فروش و به تبع آن سند حسابداری ثبت نمی ­شود.
• تعریف لیست اشخاص و مشخصات کامل آن ­ها مهم و برای استفاده بهتر از نرم­ افزار ضروری است. سعی نمائید مسئول مشخصی برای این کار تعیین نمائید و از تعریف چند باره اشخاص کنترل و جلوگیری شود.
• گروه تفصیل و لیست تفصیلی­ ها در فرم تعریف اشخاص، قبلا در بخش حساب ­های تفصیلی تعریف شده ­اند.
•  برخی مواقع لازم است یک ماهیت صوری مانند یک پروژه را به عنوان اشخاص معرفی کنیم. در این صورت شما می توانید گروه تفصیل ­ها را به پروژه یا مرکز هزینه لینک نموده و نوع شخص را شخص صوری تنظیم نمائید. کاربرد چنین اشخاصی مثلا در ثبت سند خروج کالا از انبار به اسم پروژه یا پرداخت مستقیم هزینه از خزانه به عنوان ­های هزینه ­ای خاص قابل انجام است.

مطالعه بیشتر:

قانون ارزش افزوده چه اطلاعاتی درباره اشخاص و طرف­های تجاری لازم می ­خواهد؟ www.gheyas.com\bank1